Een verhaal dat bewijst dat multitasking buiten ons bereik ligt

Een alarmerend verhaal kan duidelijk maken waarom aandacht belangrijk is. Het bewijst op zichzelf niet dat mensen nooit twee dingen tegelijk kunnen doen. Sommige handelingen verlopen grotendeels automatisch; andere vragen voortdurend bewuste controle. Vooral wanneer meerdere veeleisende taken om dezelfde aandacht concurreren, ontstaan problemen. Dat onderscheid maakt de les over multitasking bruikbaarder dan een absoluut verbod op iedere combinatie van activiteiten.

Joseph T. Hallinan bespreekt menselijke fouten in Why We Make Mistakes. Het oorspronkelijke artikel verbindt zijn uitleg over aandacht met Eastern Air Lines-vlucht 401. Die ramp laat zien hoe een opvallend probleem de aandacht kan opeisen terwijl een belangrijkere taak onvoldoende bewaakt wordt.

Wat er bij vlucht 401 gebeurde

Op 29 december 1972 stortte een Lockheed L-1011 van Eastern Air Lines neer nabij Miami. Tijdens de nadering was er onzekerheid over de indicatie van het neuslandingsgestel. De bemanning onderbrak de landing en hield zich bezig met het probleem. Het vliegtuig kreeg een hoogte van 2.000 voet toegewezen, ongeveer 610 meter, geen honderden kilometers.

Het onderzoek van de Amerikaanse National Transportation Safety Board beschreef hoe de daling niet tijdig werd opgemerkt. De aandacht voor het landingsgestelprobleem ging samen met onvoldoende bewaking van de vluchtinstrumenten. De les gaat daarmee verder dan een defect lampje: wanneer een team een afwijking onderzoekt, moet duidelijk blijven wie de hoofdtaak bewaakt.

Een ongeval heeft een specifieke technische en organisatorische context. Het is daarom te eenvoudig om deze ramp alleen aan een algemene eigenschap van het menselijk brein toe te schrijven. Het officiële onderzoek is een betere basis dan dramatische laatste woorden of onbevestigde bedragen uit navertellingen.

Wat wisselen van taken kost

Bij veel kantoorwerk betekent multitasking dat je snel van activiteit verandert. Je leest een rapport, beantwoordt een bericht en probeert daarna terug te vinden waar je was. Dat voelt soms alsof alles tegelijk vooruitgaat, terwijl je telkens opnieuw een doel, regel of gedachte moet activeren.

De American Psychological Association beschrijft deze omschakelkosten op basis van onderzoek naar taakwisselingen. De gevolgen hangen onder meer samen met de moeilijkheid en vertrouwdheid van de taken. Het probleem is dus niet dat iedere onderbreking onmiddellijk rampzalig is, maar dat wisselen tijd en mentale inspanning kan vragen. Bij ingewikkeld werk kan die belasting bijzonder onhandig zijn.

Een herkenbaar voorbeeld op kantoor

Denk aan iemand die een offerte controleert terwijl er berichten binnenkomen. Na iedere melding verschuift de aandacht naar een andere klant. Vervolgens moet de medewerker opnieuw bepalen welke versie openstaat, welk bedrag al is nagekeken en welke opmerking nog verwerkt moet worden.

Een bruikbare oplossing is een controlevolgorde vastleggen: eerst de scope, daarna de aantallen en ten slotte de prijs. Berichten worden tijdens dat korte controleblok stilgezet. Een aparte notitie markeert uitzonderingen die later aandacht vragen. Zo hoeft het werkgeheugen niet alle losse eindjes tegelijk vast te houden. Dit voorbeeld is een werkwijze, geen garantie dat er nooit meer een fout ontstaat.

Spreek af wie de hoofdtaak bewaakt

In een team kan iedereen tegelijk naar hetzelfde probleem kijken, terwijl een noodzakelijke achtergrondtaak blijft liggen. Dat gebeurt bijvoorbeeld wanneer meerdere medewerkers een klantklacht oplossen en niemand controleert of de gewone bestellingen nog worden verwerkt.

Maak daarom expliciet wie onderzoekt, wie beslist en wie de doorgaande operatie volgt. Een korte rolverdeling kan voorkomen dat verantwoordelijkheid alleen wordt verondersteld. Spreek ook af wanneer hulp nodig is en welke verandering onmiddellijk gemeld moet worden. De bedoeling is dat een onverwacht probleem aandacht krijgt zonder dat alle andere verantwoordelijkheden uit beeld verdwijnen.

Maak onderbreken en hervatten eenvoudiger

Volledig ongestoord werken is niet altijd mogelijk. Klanten bellen, collega’s hebben vragen en sommige functies draaien juist om snelle reacties. Zoek dan naar een betrouwbare manier om een taak neer te leggen. Noteer bijvoorbeeld de laatste afgeronde stap en de eerstvolgende controle voordat je overschakelt.

Plan taken met hoge concentratiebehoefte waar mogelijk op rustigere momenten. Bundel eenvoudige administratie wanneer dat past bij de dienstverlening. Gebruik een checklist voor terugkerende controles, maar houd die kort genoeg om daadwerkelijk te volgen. Een hulpmiddel dat niemand gebruikt, levert weinig bescherming tegen vergeten stappen.

De belangrijkste vraag is uiteindelijk niet hoeveel vensters je open hebt. Het gaat erom of de taak die nu het belangrijkst is voldoende aandacht krijgt, en of zichtbaar blijft wat nog niet is afgerond. Bewust kiezen, helder overdragen en zorgvuldig hervatten maken die aandacht beter beheersbaar.

Online Solutions Group BV, onder leiding van eigenaar Sergej Dergatsjev, onderhoudt CompanyGids al tien jaar en ontwikkelt de bedrijvengids verder. Voor zakelijke contacten vindt u reclamebureaus en reclame-, communicatie- en marketingadviesbureaus op CompanyGids. Bekijk ook de diensten van OSG op het gebied van digitale ondersteuning: automation.